Urząd Miasta: - Czym możemy służyć?

Przyjazny Urząd Miasta - do tej pory ten slogan brzmiał jak cytat z powieści science-fiction. Być może za kilka tygodni to się zmieni. W Urzędzie Miasta przy ul. Lwowskiej powstaje bowiem Biuro Obsługi Klienta. W tym samym miejscu powstanie też Punkt Informacji Europejskiej. Informujemy o tym jako pierwsi.

Oto wstępna koncepcja wyglądu Biura Obsługi Klienta, które mieściło się będzie po prawej stronie holu Urzędu Miasta przy ul. Lwowskiej

Zamiar utworzenia w Urzędzie Miasta przy ul. Lwowskiej 28a Biura Obsługi Klienta pojawił się zaraz na początku urzędowania nowego Prezydenta. Na urzędowej naradzie 5 grudnia Prezydent Piotr Przytocki polecił Naczelnikowi Wydziału Architektury opracowanie propozycji rozwiązań architektonicznych, które uwzględnią usytuowanie tego biura w holu na parterze, przy wejściu do budynku.

Biuro Obsługi Klienta w Urzędzie przy ul. Lwowskiej będzie miejscem tzw. pierwszego kontaktu. Osoba, która przyjdzie do Urzędu „załatwić” jakąś sprawę otrzyma tam kompleksową informację o procedurze postępowania w danym przypadku i zostanie następnie skierowana do odpowiedniego pokoju. – Obsługa będzie mogła też informować na jakim etapie rozpatrywania jest dana sprawa czy też, kiedy zostanie ostatecznie „załatwiona” – mówi Bronisław Baran, zastępca Prezydenta. Biuro zostanie uruchomione prawdopodobnie jeszcze w lutym.

Biuro Obsługi Klienta to tylko jedna z wielu inicjatyw mająca na celu poprawę funkcjonowania Urzędu Miasta. - Najpierw chcemy scentralizować Urząd – wyjaśnia Bronisław Baran. Teraz Urząd podzielony jest na części, które zlokalizowane są w 3 miejscach: na Lwowskiej, Staszica i Prochowni. Wydziały z Prochowni – a znajdują się tam: Urząd Stanu Cywilnego i Oddział Komunikacji (część Wydziału Spraw Obywatelskich) - zostaną przeniesione na ul. Staszica. – Są to przygotowania niezbędne do uzyskania certyfikatu jakości ISO. Ale nie chcemy uzyskać certyfikatu tylko dla certyfikatu. Chodzi nam przede wszystkim o jakość pracy Urzędu Miasta: kompetencje urzędników, szybkość i jakość rozpatrywania spraw, itp. Ta jakość będzie potwierdzona stosownym certyfikatem – podkreśla Bronisław Baran. Jak twierdzi, w przyszłości część funduszy będą mogły pozyskiwać tylko te urzędy, które mają taki certyfikat jakości.

W Urzędzie Miasta o zmianach – szeroko pojętych - mówi się dość często. Od momentu objęcia władzy przez nowych Prezydentów, w Urzędzie przeprowadzono analizę jego funkcjonowania pod względem ilości pracowników, efektów pracy, zakresów czynności, kompetencji, itp. Nowe władze przeprowadziły też analizę merytoryczną schematu organizacyjnego Urzędu. Wśród urzędników przeprowadzono też dość szczegółowe badania socjologiczne. Teraz przygotowywane są zmiany organizacyjne – niektóre wydziały zostaną połączone, inne zreorganizowane. Ma też powstać Wydział Promocji Miasta.